Этапы подготовки семинара

Практически все компании, за время своего существования на рынке хоть раз, да сталкиваются с необходимостью проведения конференции, семинара или презентации. Планирование и организация подобных мероприятий — далеко не простая задача — неправильно организованное и проведённое мероприятие не только не приблизит к цели, но и способно негативно отразиться на имидже Компании. И, тем не менее, организация публичных мероприятий всегда будет оставаться неотъемлемой частью работы любой Компании.

Этапы подготовки семинара

Непосредственное общение с целевой аудиторией помогает наиболее быстрой реализации Ваших планов и задач, расширяет круг клиентов. Вы оперативно получаете отклик, отслеживаете реакцию на Ваше предложение, получаете возможность вовремя внести коррективы. Замечательно, если удастся сделать Ваше мероприятие ежегодным, предлагая каждый раз своей целевой аудитории (своим Партнерам) нестандартный формат его проведения. Создание в сознании людей эффекта ожидания, эффекта соблюдения некой традиции, позволяет Компании добиться того, что участники Вашего мероприятия будут заранее вносить его в свои планы.

Этапы

Весь процесс состоит из нескольких этапов, зачастую успех мероприятия в большей степени зависит от самого первого этапа — подготовки. Во-первых, необходимо проанонсировать мероприятие, отправив информационное сообщение целевой аудитории; через неделю-полторы отправить по почте или доставить курьером «лично в руки» официальное приглашение и заявку на участие в мероприятии; позвонить и узнать получено ли приглашение и каковы планы респондента по отношению к мероприятию, постараться донести до каждого важность его присутствия; за неделю до мероприятия необходимо обеспечить каждого участника «пресс-релизом» (оформленным и составленным в соответствии с концепцией мероприятия), который должен содержать:

  • Название мероприятия;
  • Место, время, дату проведения мероприятия;
  • Количество участников и их статус;
  • Подробную программу проведения мероприятия;
  • Круг тех вопросов, которые будут освещены на мероприятии;
  • Подробную схему проезда до места проведения мероприятия (для иногородних участников);

Контактный телефон, по которому можно получить дополнительную информацию. за 2-3 дня до мероприятия сделать контрольный обзвон участников, напомнить о себе, выяснить рейс или время прибытия поезда, составить список телефонов всех участников конференции, сообщить контактный телефон лица, отвечающего за встречу:

  • размещение участников;
  • при необходимости организовать трансфер до гостиницы или места проведения мероприятия;
  • заказать места в гостинице (подтвердить «бронь» в гостинице) для иногородних участников мероприятия;
  • в гостинице обеспечить встречу гостей для оперативного размещения.

Специалисты предоставят Вам подробные отчеты

Специалисты предоставят Вам подробные отчеты (согласно заранее оговоренному с Вами графику) по всем этапам процесса информирования и приглашения участников. Таким образом, Вы всегда будете контролировать ситуацию, вносить необходимые изменения и дополнения и, в конце концов, сможете рассчитать, сколько участников следует ждать. Специалисты в деталях продумают всю логистику: кто встречает, кого и когда, где будут останавливаться гости и участники, как распределить всю работу между сотрудниками Компании и т. д. Именно из таких мелких деталей в итоге будет составлено главное впечатление о конференции.

Какой бы хорошей и привлекательной ни казалась заявленная программа, оценивать будут лишь то, что ждет гостей и участников непосредственно во время мероприятия.

Сосредоточьте Ваши усилия на четком определении целей

Сосредоточьте Ваши усилия на четком определении целей проведения мероприятия и подготовке содержания той информации, которую Вы хотите донести до участников. Определите круг выступающих на мероприятии. Проследите, чтобы каждый из них объяснял только свой, заранее определенный круг вопросов, не допуская повторов. Пропишите, желательно в тезисной форме, кто и что будет говорить и в каком порядке, чтобы выстроилась логическая цепочка. Подготовьте ответы на возможные каверзные вопросы. Обдумайте заранее, как можно обойти «острые углы».

Все остальное предоставьте тем, для кого организация и проведение публичных мероприятий (конференций, семинаров, презентаций и т. п.) является профессиональной работой Портфолио.

Доверяя профессионалам проведение публичного мероприятия, Вы:

  • Получаете тщательно подготовленное мероприятие, избавляясь от всех мыслимых и немыслимых забот, связанных с его подготовкой и проведением; Имеете нужный Вам качественный кворум участников; Гарантию, что ни один из участников мероприятия не будет оставлен без должного внимания и необходимой помощи; Сможете оптимизировать издержки и повысить отдачу от мероприятия благодаря сбалансированному подходу к его организации. Специалисты возьмут на себя обеспечение технической стороны мероприятия. Они подберут и обеспечат наличие того оборудования, которое необходимо для проведения именно вашего мероприятия: проекторы, ноутбуки, экран, флипчарты, мультимедийное оборудование, микрофоны, дополнительный звук, свет и т. п.
  • Профессионалы предложат Вам варианты оформления зала и реализуют выбранный Вами вариант. Опираясь на сценарный формат мероприятия, Вам подготовят CD презентационные материалы, заранее разработают и обеспечат наличие печатных раздаточных и рекламных материалов, изготовят бейджи участников, организуют удобные места их раздачи и регистрации. Вы будете уверены, что у участников будет все необходимое для полноценной работы на мероприятии. Вам подскажут, в какой момент лучше проводить кофе-брейк, и сколько перерывов разумно сделать. Разрабатывая программу и сценарий мероприятия, Специалисты установят разумный баланс между докладами, презентациями, обсуждениями и перерывами, чтобы постоянно поддерживать интерес участников к происходящему.
  • Профессиональные PR-менеджеры организуют программу поддержки Вашего мероприятия в СМИ. Что касается культурных и развлекательных мероприятий, то тут все определяется бюджетом и пожеланиями Заказчика. В зависимости от этого Вам предложат сценарии заключительного банкета (фуршета), который станет запоминающейся точкой Вашего мероприятия. Специалисты не забудут организовать фотосъемку всех участников и гостей мероприятия. Обеспечить фото- или видео- отчета о мероприятии каждому участнику.

В последнее время все большую популярность завоевывают онлайн конференции. Теперь, благодаря им, можно провести важное совещание, сделать презентацию своей продукции, собрать вместе представителей региональных представительств и многое другое, не тратя значительные суммы на организацию переездов, проживания, питания и т. д.

Оцените статью
WDfiles — файлообменник бесплатный